Ordonnance sur la gestion des documents dans l'administration cantonale (AktenV) - Objet** (AktenV)

1. Ce règlement régit la gestion correcte et systématique des dossiers au sein de l'administration cantonale.

1. Ce règlement s'applique aux unités administratives suivantes

a) Les offices et départements conformément à l'annexe 1 du Règlement sur la gestion axée sur les résultats des tâches et des finances (VAF) du 5 décembre 2012[3],

b) Les établissements de droit public dépendants du canton,

c) La personne chargée de l'information publique et de la protection des données,

d) Le contrôle financier,

e) Les commissions et groupes de travail rattachés au Conseil d'État ou à une unité administrative susmentionnée.

2. Il s'applique à la gestion des dossiers indépendamment des procédures, systèmes, processus et supports d'information utilisés, notamment lors de l'utilisation de systèmes de gestion des affaires, d'applications spécialisées et de bases de données, ainsi que pour les archives tenues sur papier.

3. Les organes publics suivants règlent leur gestion des dossiers de manière autonome conformément à l'article 43 IDAG ainsi qu'à l'article 23 du Règlement sur la loi relative à l'information du public, la protection des données et les archives (VIDAG) du 26 septembre 2007[4]

a) Les établissements de droit public autonomes du canton,

b) Les organes du Grand Conseil,

c) Les tribunaux,

d) Les particuliers accomplissant des tâches publiques.

1. La gestion des dossiers a pour objectifs

a) Utiliser et gérer les informations de manière systématique, aussi uniformément que possible et avec une qualité constante,

b) Soutenir une gestion administrative efficace et la collaboration au sein de l'administration,

c) Rendre compte des activités des autorités administratives,

d) Permettre la consultation des dossiers dans les procédures administratives ainsi que soutenir l'accès aux données personnelles et aux documents officiels,

e) Former les bases pour l'archivage et garantir une transmission significative des dossiers.

1. Dans ce règlement, on entend par

a) Gestion des dossiers : Traitement systématique et conservation des informations relatives aux affaires,

b) Informations : Enregistrements concernant une affaire, indépendamment de la forme de présentation et du support d’information,

c) Affaire : Unité de traitement pour l’accomplissement des tâches étatiques,

d) Dossier : Ensemble des documents pertinents pour une affaire, créés, reçus et traités au cours de son traitement,

e) Documents : Unités physiques ou numériques d'informations enregistrées,

f) Documents pertinents pour une affaire : Documents nécessaires à la réalisation et à la traçabilité d'une affaire,

g) Métadonnées : Données structurées pour la description et la gestion de dossiers et d’informations.

1. La gestion des dossiers comprend la planification, l'exécution et le contrôle systématiques et organisés des affaires.

2. Les dossiers et informations sont traités et conservés sous forme numérique, sauf si la législation régissant les affaires exige la forme physique.

**1. La gestion des dossiers répond de manière indépendante des procédures, systèmes, processus et supports d'information aux exigences suivantes :**

a) Les informations sont authentiques en ce qui concerne l'origine et le moment de leur création (Authenticité),

b) Les informations sont complètes et protégées de manière permanente contre les modifications non autorisées, et toute modification doit être traçable (Intégrité),

c) Les informations sont fiables, précises et complètes concernant les activités ou événements enregistrés (contenu) (Fiabilité),

d) Les informations sont identifiées, repérables, utilisables durablement, présentables et compréhensibles dans leur contexte professionnel (Utilisabilité).

**2. Les systèmes de soutien à la gestion des dossiers répondent également aux critères suivants :**

a) Garantie de la reprise des dossiers et informations des systèmes obsolètes (Migration),

b) Autorisation d'offrir des dossiers et informations aux archives de l'État.

**3. Les normes techniques de la Conférence des secrétaires généraux (CSG) précisent les exigences relatives à la gestion des dossiers, en particulier celles concernant les systèmes de soutien à la gestion des dossiers.**

1. Les unités administratives règlent l'accomplissement des tâches, les compétences internes, les droits d'accès et de traitement ainsi que les méthodes et instruments de gestion des dossiers dans des règles d'organisation, qui doivent être mises à jour régulièrement.

2. Les normes techniques du GSK définissent les exigences relatives à la structure des règles d'organisation, notamment pour la gestion et la conservation des dossiers et des informations.

1. Les unités administratives disposent d'un système de classification pour la gestion de tous les dossiers et informations.

2. Le système de classification reflète toutes les tâches d'une unité administrative, est structuré de manière hiérarchique, présente une systématique uniforme et est évolutif.

3. Il doit être accompagné de métadonnées et contient notamment les délais de conservation ainsi que l'évaluation archivistique prospective effectuée par les Archives de l'État selon § 18 alinéa 1 lit. b en collaboration avec les unités administratives.

4. Les normes techniques de la GSK précisent les exigences applicables aux systèmes de classification, notamment leur structure ainsi que les positions et métadonnées du système de classification prescrites.

1. L'unité administrative compétente numérise les documents et informations soumis physiquement.

2. Sont exclus les documents et informations qui, pour des raisons techniques, ne peuvent pas être numérisés et qui sont conservés dans leur forme originale.

3. L'unité administrative compétente convertit en temps voulu les documents et informations numériques en formats durablement utilisables, en tenant compte des exigences conformément à l'article 6, paragraphe 1.

4. Les normes techniques de la GSK définissent les exigences qualitatives pour la numérisation et la conversion de documents et d'informations.

1. L'unité administrative compétente détruit les documents et informations physiques après l'expiration d'un délai de 90 jours suivant la numérisation.

2. Les documents et informations physiques ne sont pas détruits,

a) tant qu'ils doivent être conservés en vertu de dispositions légales,

b) tant qu'ils sont vraisemblablement nécessaires pour prouver des faits pertinents en droit,

c) qui doivent être conservés en raison de leur importance historique ou culturelle.

1. La protection des dossiers et des informations contre les consultations ou modifications non autorisées ainsi que contre le vol et les dommages est régie par la législation sur la sécurité de l'information et la protection des données.

2. Dès la découverte d'un dommage, l'unité administrative compétente informe sans délai les Archives nationales et procède à la restauration complète des dossiers et des informations.

1. Pour chaque affaire, l'unité administrative compétente ouvre un seul dossier.

2. Sont exclues de la constitution de dossier les informations qui, en raison de leur finalité d’utilisation, ne se prêtent pas à cette démarche et qui sont traitées avec des moyens informatiques appropriés.

3. Les dossiers et les informations doivent être clairement attribués à une position dans le système de classement.

4. Lorsqu'il y a plusieurs unités administratives impliquées dans une affaire, une unité administrative principale doit être désignée pour gérer le dossier principal.

5. Les normes techniques de la GSK fixent les exigences détaillées pour la constitution de dossiers, notamment pour certains types spécifiques d'affaires.

1. L'unité administrative compétente tient les dossiers de manière à ce que les étapes essentielles du travail et les résultats puissent être retracés à tout moment.

2. Les dossiers sont, en principe, tenus par écrit. La forme est déterminée selon § 5 al. 2.

3. Les normes techniques du GSK déterminent comment les dossiers des procédures administratives doivent être tenus conformément au § 1 de la loi sur la procédure administrative (Loi sur la procédure administrative, VRPG) du 4 décembre 2007.

1. L'unité administrative compétente clôt un dossier après la fin de l'affaire correspondante.

2. Elle effectue les opérations suivantes

a) Vérification de l'exhaustivité du dossier,

b) Suppression des documents qui ne sont plus pertinents pour l'affaire,

c) Ajout des métadonnées nécessaires au dossier.

3. Après la clôture du dossier, aucune modification ne doit fondamentalement être apportée aux dossiers.

1. La clôture du dossier marque le début de la phase de conservation des dossiers sous la responsabilité de l'unité administrative compétente.

2. La phase de conservation dure au moins jusqu'à l'expiration du délai de conservation et la remise aux archives de l'État.

1. L'offre et la remise de dossiers aux archives d'État sont régies par les articles 23b-26b VIDAG.

1. Pour l'introduction et le maintien d'une gestion des dossiers adéquate dans les unités administratives, les personnes responsables sont les suivantes

a) Les secrétaires généraux et secrétaires générales pour le secrétariat général de la chancellerie d'État ou du département concerné,

b) Les directions des offices ou des départements,

c) Les directions des établissements de droit public sans personnalité juridique,

d) La personne chargée de la transparence et de la protection des données,

e) La direction du contrôle financier.

2. Les personnes en charge sont également responsables des commissions et des groupes de travail pris en charge par leur unité administrative.

3. Les collaborateurs des unités administratives garantissent la tenue correcte des dossiers dans les affaires qui leur sont attribuées.

1. L'archive d'État est responsable de

a) la consultation des unités administratives lors de l'introduction et de l'adaptation des systèmes d'organisation et des règlements organisationnels,

b) l'examen et l'approbation des systèmes d'organisation et des règlements organisationnels, y compris la réalisation de l'évaluation archivistique prospective en collaboration avec les unités administratives.

2. Les décisions de la conférence de gestion des dossiers (AFK) et du GSK, qui ont un impact sur l'accomplissement de la mission légale de l'archive d'État conformément à l'article 44 IDAG, nécessitent son approbation préalable.

1. Le GDA est un groupe de travail interdépartemental. Il coordonne toutes les questions relatives à la gestion des dossiers et élabore des normes techniques ainsi que des outils pour leur mise en œuvre dans les unités administratives.

2. Il se compose des membres permanents suivants

a) une personne déléguée de la CAE (présidence),

b) chaque personne chargée de la gestion des dossiers de la Chancellerie d'État et des départements,

c) une représentation des Archives d'État.

3. Les membres non permanents suivants peuvent se faire représenter aux consultations du GDA sur invitation ou à leur propre demande

a) le contrôle financier,

b) la personne chargée de la transparence et de la protection des données,

c) l'entité compétente pour la sécurité de l'information,

d) les tribunaux.

4. Par ailleurs, le GDA s’organise lui-même.

1. La GSK conseille ou décide sur proposition de l'AFK

a) des normes techniques conformément aux articles 6 al. 3, 7 al. 2, 8 al. 4, 9 al. 4, 12 al. 5 et 13 al. 3,

b) des questions et affaires relatives à la gestion des dossiers, lorsque aucun accord n'a pu être atteint au sein de l'AFK.

2. Elle rend les normes techniques accessibles sur l'intranet de l'administration cantonale et informe les unités administratives des nouveautés.

1. Jusqu'à l'entrée en vigueur des normes techniques de la GSK conformément à l'article 20, les bases suivantes sont considérées comme des normes techniques

a) Notice d'information des Archives d'État n° 1 « Prescriptions organisationnelles pour la gestion des dossiers » du 4 avril 2024,

b) Notice d'information des Archives d'État n° 2 « Système de classement pour la gestion des dossiers » du 2 mai 2024,

c) Notice d'information des Archives d'État n° 3 « Constitution de dossiers pour la gestion et l'archivage » du 20 juillet 2018,

d) Notice d'information des Archives d'État n° 4 « Métadonnée » du 27 avril 2021,

e) Notice d'information des Archives d'État n° 5 « Migration vers des formats archivaux » du 21 janvier 2019,

f) Directives du Conseil d'État sur la gestion et l'envoi des dossiers de procédure du 3 janvier 1989.

2. La Chancellerie d'État est autorisée, sur demande de la GSK, à abroger les lettres a-f de l'alinéa 1 ou l'intégralité de l'alinéa 1 lorsque la GSK a adopté des normes techniques correspondantes conformément à l'article 20. L'abrogation intervient à la date d'entrée en vigueur des normes techniques.

1. Ce règlement entre en vigueur le 1er janvier 2026.