Regolamento recante norme per la disciplina delle categorie di documenti sottratti al diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

IL MINISTRO DEGLI AFFARI ESTERI

Visto l'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241;

Visto l'art. 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Visto l'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352;

Udito il parere della commissione per l'accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri di cui all'art. 27 della legge 7 agosto 1990, n. 241, espresso in data 11 ottobre 1993;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza generale del 27 gennaio 1994;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza generale del 27 luglio 1994

Inviata la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri, ai sensi dell'art. 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400, con nota n. 030/1276 in data 23 agosto 1994;

A D O T T A

il seguente regolamento

Art. 1.

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento determina le categorie di documenti, esclusi dal diritto di accesso secondo quanto previsto all'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241 ed all'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, formati o comunque rientranti nella disponibilita' del Ministero degli affari esteri e degli uffici all'estero.

2. Negli uffici all'estero il diritto di accesso si esercita secondo le specifiche modalita' organizzative adottate a norma dell'art. 22, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 2.

Categorie di documenti inaccessibili per motivi attinenti alla

sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' e alla correttezza delle relazioni internazionali.

1. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera a), del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, ed in relazione alla esigenza di salvaguardare la sicurezza, la difesa nazionale, l'esercizio della sovranita' nazionale e la correttezza delle relazioni internazionali, sono sottratte all'accesso le seguenti categorie di documenti

a) documenti concernenti le procedure di accreditamento dei diplomatici di carriera stranieri presso le ambasciate ed i consolati;

b) documenti concernenti procedure di assenso alla nomina di consoli onorari;

c) documenti concernenti procedure relative alla negoziazione ed alla stipula di accordi ed atti internazionali con altri Stati, sempre che gli stessi documenti od atti non siano stati pubblicati nel corso di conferenze internazionali;

d) documenti relativi alle visite di Stato, ufficiali e di lavoro italiane all'estero e straniere in Italia;

e) documenti relativi ai collegamenti telegrafici o satellitari tra le ambasciate a Roma e le rispettive capitali;

f) documenti relativi alla sicurezza delle rappresentanze diplomatiche straniere;

g) documenti relativi al contenzioso con le rappresentanze diplomatiche e gli uffici consolari stranieri in Italia;

h) documenti concernenti la sicurezza dei diplomatici stranieri in italia;

i) documenti concernenti l'attuazione della legge

n. 180/1992 sulle iniziative di pace ed umanitarie in sede

internazionale, nell'ambito e nei limiti in cui contengano

informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

l) pareri ai fini della concessione dell'autorizzazione a pubblicare scritti sulla politica estera, da parte dei dipendenti dell'amministrazione ai sensi dell'art. 148 del decreto del Presidente della Repubblica n. 18/1967;

m) documenti concernenti le informazioni sul cittadino straniero che ha presentato domanda per ottenere la cittadinanza italiana, nell'ambito e nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale

ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

n) atti concernenti la protezione diplomatica di connazionali aventi come oggetto valutazioni sulla attendibilita' delle parti interessate, sulla opportunita' e sulla modalita' degli interventi dell'amministrazione nei confronti delle autorita' di altri Paesi;

o) relazioni predisposte per organi esterni all'amministrazione (avvocatura generale dello Stato, Consiglio di Stato, ecc.) nelle materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente regolamento;

p) documenti concernenti ispezioni del M.A.E. alle sedi all'estero;

q) documenti relativi alla sicurezza degli immobili in Italia compresa Villa Madama ed alla sicurezza delle aree riservate; documenti relativi alla sicurezza delle sedi italiane all'estero e del personale in servizio all'estero, nonche' i documenti relativi alla installazione delle misure passive ed attive di protezione delle sedi all'estero ivi incluse le forniture di apparecchiature di sicurezza ivi compreso il carteggio con autorita' straniere;

r) documenti relativi alle modalita' di trattazione dei documenti riservati;

s) documenti relativi agli apparati di comunicazione ed alle apparecchiature informatiche tempestizzate e quelle di comunicazione tra il Ministero degli affari esteri e gli uffici all'estero, nonche' quelli concernenti la loro consistenza, il loro movimento e le apparecchiature connesse al loro funzionamento;

t) documenti relativi ai regolamenti interni di sicurezza;

u) documenti relativi al personale responsabile della sicurezza e delle comunicazioni riservate;

v) documenti relativi al nulla osta di segretezza e documentazione correlata contenuta nei fascicoli personali;

z) documenti relativi ai piani di evacuazione presso il M.A.E. e gli uffici all'estero;

aa) documenti concernenti i rapporti con gli organi militari e di sicurezza nazionali ed internazionali (addetti militari, carabinieri, addetti anti droga, ecc.);

bb) documenti relativi ad attivita' di informazione interna ed internazionale;

cc) documenti relativi a terrorismo interno ed internazionale;

dd) atti concernenti l'organizzazione e la spedizione delle bolgette diplomatiche, la predisposizione dei viaggi di corriere accompagnato nonche' gli atti inerenti alla conservazione dei documenti necessari all'effettuazione dei viaggi di corriere;

ee) documenti relativi a istituzione, elevazione e declassamento di rappresentanze diplomatiche, uffici consolari di prima categoria e determinazione e variazione delle relative circoscrizioni, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

ff) documenti relativi all'istituzione, soppressione, elevazione e declassamento di consolati generali, consolati, vice consolati e agenzie consolari di seconda categoria, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

gg) documenti relativi all'attribuzione e soppressione della qualifica di prima classe ai consolati generali e

consolati di prima categoria, nell'ambito e nei limiti in cui

contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

hh) documenti relativi alla nomina di consoli generali onorari e consoli onorari nonche' autorizzazione a nomina (da parte del capo missione o del titolare dell'ufficio consolare di prima categoria) dei vice consoli e agenti consolari onorari;

ii) documenti relativi alla determinazione e variazione delle competenze dei funzionari onorari, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

ll) documenti relativi all'istituzione delle delegazioni diplomatiche speciali;

mm) documentazione concernente le gare d'appalto per le quali sia stata ritenuta opportuna la segretazione dei lavori;

nn) documenti concernenti l'attivita' della Unita' per le autorizzazioni di materiali di armamento (U.A.M.A.);

oo) documenti concernenti controlli all'esportazione di materiali sensibili, ed in particolare di quelli suscettibili di contribuire alla produzione di armi di distruzione di massa;

pp) documenti concernenti il disarmo ed il controllo degli armamenti, nonche' la non proliferazione nucleare, chimica, missilistica;

qq) comunicazioni dagli organi nazionali che trattano materie attinenti alla sicurezza nazionale;

rr) documenti che contengano valutazioni politiche

e/o attinenti allo stato dell'industria militare italiana;

ss) documenti di origine di altre amministrazioni,

enti od organizzazioni internazionali o fori multilaterali

la cui pubblicazione non e' da questi prevista;

tt) lavori preparatori e documentazione predisposta in vista di incontri bilaterali e multilaterali;

uu) documenti che contengano, a qualsiasi titolo, informazioni industriali o commerciali concernenti l'attivita' di imprese o enti, ivi comprese le notizie sui brevetti, sulle tecnologie avanzate e sulle strategie di penetrazione industriale in Paesi esteri, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

vv) comunicazioni, rapporti e documenti provenienti dalle rappresentanze ed uffici consolari all'estero sulla situazione politica ed economica dei Paesi di accreditamento, nonche' comunicazioni rapporti e documenti provenienti dalle rappresentanze o delegazioni presso organizzazioni internazionali e fori multilaterali riguardanti l'attivita' di detti organismi;

zz) telegrammi WEUCOM e COREU rispettivamente in ambito UEO e in ambito Comunita' europea;

aaa) documentazione concernente l'applicazione delle sanzioni decretate dalle Nazioni Unite o da altre sedi multilaterali competenti;

bbb) documentazione per la preparazione delle riunioni CIPE;

ccc) documentazione concernente il sequestro di natanti, aeromobili ed altri mezzi sia italiani, da parte di autorita' straniere, sia stranieri, da parte di autorita' italiane, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

ddd) documentazione relativa al rilascio delle autorizzazioni per i voli che comportano il sorvolo o lo scalo dello spazio aereo nazionale, nell'ambito e nei limiti in cui contengono informazioni connesse alla sicurezza, alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale ed alla continuita' ed alla correttezza delle relazioni internazionali;

eee) atti e documenti preparatori per gli organi deliberanti per la realizzazione di interventi e iniziative attinenti il settore della cooperazione nelle materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente regolamento;

fff) documenti attinenti allo studio, sotto l'aspetto politico dei problemi e delle situazioni internazionali, ivi compresa la situazione interna degli Stati esteri, nonche' i documenti inerenti la trattazione delle questioni di carattere bilaterale e multilaterale che attengono ai rapporti politici con gli Stati, con le Organizzazioni internazionali ed i fori multilaterali esistenti;

ggg) carteggi scambiati dall'amministrazione con i rappresentanti degli Stati esteri in Italia ed esponenti dei Governi e delle amministrazioni degli Stati esteri;

hhh) documenti concernenti autorizzazione o diniego di visti per lavoro subordinato, turismo, studio, lavoro autonomo, culto, visita familiare, ricongiungimento familiare, missione, cure mediche, nonche' quelli concernenti autorizzazione o diniego di visti di pertinenza del Cerimoniale, nell'ambito e nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla sicurezza alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale e alla correttezza delle relazioni internazionali;

iii) documenti attinenti all'istruttoria delle richieste di consultazione di documenti presentate all'Archivio storico, nell'ambito e nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla sicurezza alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale e alla correttezza delle relazioni internazionali;

lll) documenti concernenti la concessione di borse di studio, premi di studio e sussidi alle persone da parte di Governi stranieri a cittadini italiani e da parte del Governo italiano a cittadini stranieri nonche' documenti concernenti sussidi ad enti nazionali ed internazionali per la concessione di borse di studio, nell'ambito e nei limiti in cui contengano informazioni connesse alla sicurezza alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranita' nazionale e alla correttezza delle relazioni internazionali.

Art. 3.

Categorie di documenti inaccessibili a causa del possibile

pregiudizio di processi di formazione di determinazione

e di attuazione della politica monetaria e valutaria.

1. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera b), del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, ed in relazione all'esigenza di salvaguardare i processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria sono sottratte all'accesso le seguenti categorie di documenti

a) documenti relativi alla formazione ed al funzionamento del sistema monetario europeo;

b) documenti relativi ai lavori preparatori degli incontri internazionali ed in particolare i Vertici G7 e tutte le relative riunioni tecniche.

Art. 4.

Categorie di documenti inaccessibili concernenti notizie sulla vita

privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni.

1. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, in relazione all'esigenza di salvaguardare notizie concernenti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese, associazioni, garantendo peraltro agli interessati la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi, la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici, sono sottratte all'accesso le seguenti categorie di documenti

a) documenti concernenti giudizi o valutazioni relativi a procedure non concorsuali concernenti il personale destinatario delle attivita' di formazione dell'istituto diplomatico;

b) rapporti informativi sul personale del Ministero

nonche' note caratteristiche a qualsiasi titolo compilate

sul predetto personale;

c) accertamenti medico legali e relativa documentazione;

d) accertamenti medico legali per il riconoscimento della dipendenza di infermita' da cause di servizio, per la liquidazione di equo indennizzo e pensione privilegiata, per il cambio di profilo professionale;

e) documentazione di carattere tecnico attestante la sussistenza di condizioni psicofisiche che costituiscano il presupposto dell'adozione di provvedimenti amministrativi ovvero che sia comunque utilizzabile ai fini dell'attivita' amministrativa;

f) documenti ed atti comunque relativi alla salute delle persone;

g) documentazione attinente alle posizioni singole degli interessati nell'ambito dei lavori delle commissioni di avanzamento fino alla conclusione delle operazioni;

h) documentazione matricolare e concernente situazioni private dell'impiegato;

i) documentazione attinente all'attivita' istruttoria in pendenza di procedimenti penali e disciplinari nonche' concernente l'istruzione dei ricorsi amministrativi;

l) documentazione attinente ad inchieste ispettive sommarie e formali;

m) documentazione attinente ai provvedimenti di dispensa dal servizio;

n) segnalazioni ed atti istruttori in materia di esposti informali di privati, di organizzazioni di categoria o sindacali, ecc. nelle materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente regolamento;

o) relazioni e pareri al Ministro sull'attivita' di consigli, comitati, commissioni, gruppi di studio e/o di lavoro nelle materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente regolamento;

p) documentazione relativa alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di persone, gruppi ed imprese comunque utilizzata ai fini dell'attivita' amministrativa;

q) dichiarazioni di riservatezza e relativi atti istruttori dei documenti conservati negli archivi di Stato concernenti situazioni puramente private di persone o processi penali, secondo quanto previsto dall'art. 21 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1962, n. 1409;

r) verbalizzazione delle sedute della commissione indennizzi prevista dall'art. 208 del decreto del Presidente della Repubblica n. 18/1967 e documentazione relativa agli atti istruttori di detta commissione;

s) documenti attinenti ai lavori delle commissioni giudicatrici di concorso o di procedimenti di selezione del personale, nonche' atti e documenti comunque oggetto di dette procedure ed in particolare gli elaborati dei candidati, fino all'esaurimento delle operazioni concorsuali;

t) relazioni ispettive relative a verifiche amministrativo-contabili svolte presso rappresentanze diplomatiche ed uffici consolari all'estero, rapporti alla procura generale della Corte dei conti e richieste o relazioni di detta procura ove siano nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la sussistenza di responsabilita' amministrative, contabili o penali;

u) documenti relativi ai ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica, nonche' la relazione all'on. Ministro contenente la richiesta di parere al Consiglio di Stato, nei ricorsi straordinari al Capo dello Stato nelle materie attinenti a procedimenti riservati disciplinati dal presente regolamento;

v) atto di autorizzazione al trasferimento di infermo ex art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 618 del 31 luglio 1980, nei limiti connessi all'esigenza di mantenere riservate le notizie sulle condizioni di salute;

z) attestazioni di titolarita' del diritto all'assistenza sanitaria all'estero di dipendenti del Ministero degli affari esteri (ex art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica n. 618 del 31 luglio 1980), nei limiti connessi all'esigenza di mantenere riservate le notizie sulle condizioni di salute;

aa) provvedimento di autorizzazione al personale in servizio all'estero ad ottenere, a spese del Ministero degli esteri, un esame medico generale di controllo per se' e per i familiari a carico, ogni biennio o al momento del rientro

al Ministero (ex art. 210 del decreto del Presidente della Repubblica n. 18 del 5 gennaio 1967), nei limiti connessi all'esigenza di mantenere riservate le notizie sulle condizioni di salute;

bb) documenti concernenti procedure relative al rilascio di carte di identita' al personale di carriera delle ambasciate, dei consolati stranieri in Italia, delle rappresentanze diplomatiche presso la Santa Sede, lo SMOM, gli organismi internazionali, nei limiti in cui il diniego di accesso e' strettamente connesso alle esigenze riportate all'inizio del presente articolo;

cc) documenti riguardanti lo status di rifugiato, nei limiti in cui il diniego di accesso e' strettamente connesso alle esigenze riportate all'inizio del presente articolo;

ee) carteggi in materia di assicurazioni all'esportazione SACE e Mediocredito centrale, schede sulle promesse di garanzia, garanzie assicurative, verbali delle riunioni, nei limiti in cui il diniego di accesso e' strettamente connesso alle esigenze riportate all'inizio

del presente articolo.

Art. 5.

Periodo di segretazione

1. Ai sensi dell'art. 24, comma 6, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e dell'art. 8, commi 2 e 3, del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, l'accesso e' differito di tre anni per i seguenti atti riferentisi alla legge n. 212/1992

a) atti concernenti i negoziati dei "memoranda" con i Paesi dell'Europa centrale ed orientale;

b) atti concernenti l'affidamento dei progetti agli enti incaricati della valutazione ai sensi dell'art. 4, comma 3, della citata legge n. 212, fino alla conclusione della procedura;

c) atti concernenti il processo di valutazione da parte dei medesimi enti ed i suoi risultati, fino alla conclusione della procedura;

d) atti concernenti la valutazione da parte della commissione consultiva ai sensi dell'art. 3, comma 2, della citata legge n. 212, fino alla conclusione della procedura;

e) atti concernenti la scelta dell'ente cui verra' affidato il monitoraggio ai sensi dell'art. 4, comma 5, della citata legge n. 212, fino alla conclusione della procedura.

2. L'accesso ai documenti conservati nell'Archivio storico diplomatico appartenenti alle categorie indicate nel presente regolamento, e' differito, nei limiti ed alle condizioni previsti dalle disposizioni che precedono per i segnalati periodi

a) cinquanta anni per tutti i documenti purche' non relativi a situazioni private di persone;

b) settanta anni per tutti i documenti che si riferiscono a situazioni private di persone;

c) trenta anni in considerazione di speciali e motivate esigenze per i documenti che non abbiano particolare rilevanza politica.

Art. 6.

Documenti accessibili

1. I documenti che non rientrano in alcuna delle categorie elencate negli articoli 2, 3 e 4 ovvero per i quali sia trascorso il periodo di segretazione di cui all'art. 5, sono accessibili a norma della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.

Art. 7.

Modifiche del presente regolamento

1. Entro due anni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento e successivamente almeno ogni tre anni, l'Amministrazione degli affari esteri verifica la congruita' delle categorie di documenti sottratti all'accesso individuate dagli articoli precedenti, valutando altresi' la possibilita' di disciplinare ulteriori casi di differimento dell'accesso rispetto a quelli previsti dall'art. 5 del presente regolamento.

2. Le modifiche ritenute necessarie a seguito della verifica di cui al precedente comma vengono adottate nelle medesime modalita' e forme del presente regolamento.

Art. 8.

Pubblicita'

1. Il presente regolamento, oltre che pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, e' pubblicato nei "Fogli di comunicazione" del Ministero degli affari esteri. Le stesse modalita' sono utilizzate per le successive modifiche ed integrazioni.

Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

Roma, 7 settembre 1994

Il Ministro: MARTINO Visto, il Guardasigilli: BIONDI

Registrato alla Corte dei conti il 19 ottobre 1994

Registro n. 2 Esteri, foglio n. 168