Reglement über die Dokumentenverwaltung in der Kantonsverwaltung

1 Diese Verordnung regelt die Dokumentenverwaltung bei der Kantonsverwaltung.

2 Besondere Bestimmungen des Bundesrechts und der kantonalen Gesetze bleiben vorbehalten.

3 Diese Verordnung regelt nicht den Zugang zu amtlichen Dokumenten im Sinne des Gesetzes vom 15. März 2011 über Information und Transparenz des Staates (LIT).

1 Dokumente im Sinne dieser Verordnung sind alle Informationen unabhängig von ihrem Trägermedium, die in Erfüllung öffentlicher Aufgaben gesammelt oder erstellt wurden, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis und die Nutzung dieser Informationen notwendig sind.

**2 Als solche gelten auch amtliche Dokumente im Sinne des BGÖ, noch nicht fertig bearbeitete Dokumente und solche, die nicht ausschliesslich privaten Zwecken dienen.**

1 Die Dokumentenverwaltung ermöglicht die effiziente Bearbeitung von Geschäften und gewährleistet insbesondere die Dokumentierbarkeit, die Transparenz, die Sicherheit und die Überprüfbarkeit der Verwaltungstätigkeit.

2 Die Dokumentenverwaltung erlaubt der Verwaltung namentlich

a) Informationen über ihre Tätigkeit effizient zu nutzen und zu verwalten;

b) eine Übersicht über die laufenden Geschäfte zu haben und deren Koordination sicherzustellen;

c) dem Grossen Rat und den Aufsichtsbehörden über ihre Tätigkeit Rechenschaft abzulegen;

d) Dritten die Ausübung der Informations- und Einsichtsrechte zu ermöglichen.

3 Die Dokumentenverwaltung bildet die Voraussetzung für die langfristige Aufbewahrung der archivwürdigen Dokumente des Kantons im Sinne des Gesetzes vom 15. März 2011 über die Archivierung und die öffentlichen Archive (ArchivG).

1. Die Verwaltungseinheiten führen und archivieren ihre Dokumente im Einklang mit den vorliegenden Bestimmungen und unter Berücksichtigung der Empfehlungen im Anhang.

2. Die Dokumente müssen vollständig, zuverlässig und so aufbewahrt sein, dass sie während ihres gesamten Lebenszyklus jederzeit verfügbar sind.

3. Die Dokumente müssen gemäß einer vordefinierten und leicht verständlichen Ordnung klassifiziert werden.

Organisation und Verantwortung

1. Die Verwaltungseinheiten sind für die Organisation der sie betreffenden Dokumentenverwaltung und für den Erlass der notwendigen internen organisatorischen Vorschriften zuständig. Zu diesem Zweck ernennen sie die zuständigen Mitarbeitenden.

2. Die internen organisatorischen Vorschriften regeln verbindlich Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel für die Dokumentenverwaltung sowie die Sicherheitsmassnahmen.

3. Die leitenden Beamten der Verwaltungseinheiten überprüfen periodisch die Einhaltung der internen organisatorischen Vorschriften.

1 Es dürfen nur zur Archivierung von Dokumenten geeignete Trägermedien eingesetzt werden.

2 Die Zentralen Dienste legen unter Berücksichtigung der technologischen Entwicklung die technischen und Sicherheitsstandards für informationstechnische Trägermedien fest.

3 Die verwendeten technischen Mittel müssen

a) den bei der Kantonsverwaltung im Bereich der Büroautomation geltenden technischen Normen entsprechen;

b) die geltenden Sicherheitsanforderungen erfüllen, insbesondere jene der Informatiksicherheit und des Personendatenschutzes.

4 Vor der Einführung neuer technischer Mittel ist der Gebrauch und die Archivierung der Dokumente aus den vorhergehenden Systemen zu gewährleisten.

Aufbewahrung, Archivierung

1 Die Verwaltungseinheiten legen die Modalitäten und Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten aufgrund objektiver Nutzungsbedürfnisse fest, unter Einhaltung der in den Bundes- und Kantonsgesetzen definierten Fristen.

2 Dokumente, die nicht mehr dauerhaft genutzt werden oder für die laufende Verwaltungstätigkeit nicht mehr nützlich sind, müssen dem Staatsarchiv in der nach dem Archivgesetz (LArch) definierten Weise angeboten werden.

3 Die Verwaltungseinheiten vernichten Dokumente, die das Staatsarchiv als nicht archivwürdig eingestuft hat, ausser wenn solche Dokumente

a) anonymisiert werden, oder

b) zu Beweiszwecken, als Sicherheitsmassnahme oder zur Wahrung eines schutzwürdigen Interesses der betroffenen Person aufbewahrt werden müssen, oder

c) aus anderen Gründen des öffentlichen Interesses unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen aufbewahrt werden.

1 Die Staatskanzlei koordiniert und kontrolliert in Zusammenarbeit mit den anderen Departementen die Anwendung der vorliegenden Verordnung und der im Anhang enthaltenen Empfehlungen.

2 Vorbehalten bleiben die Aufsichts- und Beratungsbefugnisse des kantonalen Datenschutzbeauftragten, des Staatsarchivs und der kantonalen Finanzkontrolle.

Inkrafttreten

Diese Verordnung wird im Amtsblatt für Gesetze und Durchführungsbestimmungen veröffentlicht und tritt am 1. Januar 2013 in Kraft.

Anhang