Verordnung zur Umsetzung des Gesetzes über die Archivierung und die öffentlichen Archive (RLArch) (RLARCH)

Die vorliegende Verordnung präzisiert

a) die Aufgaben der kantonalen Dienststellen, der der Gesetzgebung unterstellten Körperschaften und Organe;

b) den Zugang zu den Archivbeständen;

c) die Rolle und die Zuständigkeiten des Staatsarchivs.

1 Das Archiv ist die Einrichtung, die mit angemessenen Ressourcen und Fachpersonal ausgestattet die ihr zugewiesenen Archive aufbewahrt und verwaltet.

2 Als selbstarchivierende Stellen gelten kantonale Einheiten, öffentlich-rechtliche Körperschaften und dem Gesetz unterstellte Organisationen, die keine Archivinstitution nutzen und sich eigenständig um die Archivierung ihrer Dokumente kümmern.

3 Die einzelnen Archive, die von Archivinstitutionen und selbstarchivierenden Stellen aufbewahrt werden, sind Dokumentenkomplexe, die zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmt und durch ein Herkunftsprinzip miteinander verbunden sind, indem sie einem einzigen produzierenden Subjekt zugeordnet werden können, oder durch andere inhaltliche Elemente im Falle von Sammlungen und Kollektionen.

4 Als Verwaltungsarchiv wird der Komplex von Dokumenten bezeichnet, der zu den laufenden und abgeschlossenen Vorgängen gehört und bei der produzierenden Stelle aufbewahrt wird, sofern er für die laufende Verwaltungstätigkeit noch nützlich ist.

1 Das Staatsarchiv errichtet und verwaltet in elektronischer Form das aktualisierte Verzeichnis der dem Gesetz unterstellten Körperschaften und Organisationen.

2 Die selbst archivierenden Dienste sind gesondert aufgeführt.

3 Das Staatsarchiv besorgt die Veröffentlichung dieser Verzeichnisse im Internet.

Die Dienststellen des Kantons sowie die der Gesetzgebung unterstellten Körperschaften und Organisationen sorgen dafür, dass die von ihnen erarbeiteten Dokumente jederzeit eine Überprüfung ihrer Tätigkeit ermöglichen.

1 Die der Gesetzgebung unterstellten Organe und Dienststellen treffen die organisatorischen, administrativen und technischen Massnahmen, die für die Erstellung und Verwaltung archivierungstauglicher Dokumente erforderlich sind.

2 Sie bezeichnen eine Referenzperson für die Verwaltung und Aufbewahrung der Dokumente und teilen dies dem Staatsarchiv mit.

3 Sie definieren ein Klassifikationssystem für die Dokumente, das ihre Aufgaben und Tätigkeiten widerspiegelt (Klassifikationsplan, Kassationsplan oder Ähnliches), und ordnen ihre Dokumente gemäss diesem System.

4 Das Klassifikationssystem bildet die Grundlage für die Archivierung der Dokumente; es wird periodisch aktualisiert.

1 Die Dokumente, die das Verwaltungsarchiv bilden, werden vom produzierenden Dienst aufbewahrt, solange spezifische und objektive Nutzungsbedürfnisse bestehen; für abgeschlossene Akten beträgt die maximale Aufbewahrungsfrist in der Regel zehn Jahre.

2 Die Dokumente des Verwaltungsarchivs müssen nach Möglichkeit getrennt von den gemäß Gesetz archivierten Dokumenten aufbewahrt werden.

1 Die Dienststellen, die nicht selbst archivieren, bieten dem zuständigen Archiv die Unterlagen an, die sie nicht mehr häufig nutzen oder die nicht mehr objektiven Nutzungsbedürfnissen entsprechen; in der Regel erfolgt das Angebot innert zehn Jahren nach dem Datum der letzten Ergänzung.

2 Die in Absatz 1 genannte Frist kann vom zuständigen Archiv verlängert werden, wenn die betroffene Dienststelle glaubhaft macht, die Unterlagen für die Erfüllung ihrer Aufgaben noch zu benötigen.

3 Im Falle der Auflösung einer kantonalen Dienststelle, einer Anstalt oder einer Körperschaft müssen die entsprechenden Unterlagen im Einvernehmen mit dem allfälligen Rechtsnachfolger einem Archiv angeboten werden.

1. Die zur Anbietung ihrer Unterlagen verpflichtete Stelle bezeichnet diejenigen Unterlagen, die aus rechtlicher und administrativer Sicht archivwürdig sind, und, soweit möglich, diejenigen, die möglicherweise einen Archivwert anderer Art haben könnten.

2. Bei der Anbietung der Unterlagen sind allfällige Einschränkungen der Einsichtnahme gemäss Art. 10 des Gesetzes zu melden.

Das zuständige Archiv, unter Berücksichtigung der Angaben des zur Dokumentenanbietung verpflichteten Dienstes, entscheidet über die dauerhafte Archivierung der Dokumente gemäß den Grundsätzen des Gesetzes. Es bewertet die angebotenen Dokumente unter dem historischen Profil und nach den Grundsätzen der Archivierung.

1. Die Unveräußerlichkeit öffentlicher Archive betrifft auch solche, die sich auf nicht mehr existierende Körperschaften und Organisationen beziehen.

2. Archive dürfen nur veräußert werden, wenn sie in zwei oder mehr identischen Exemplaren vorhanden sind und die Kopien nicht mehr benötigt werden.

1 Die Dienste, die ihre Dokumente selbst archivieren, regeln die Modalitäten und Details der Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente nach den Grundsätzen des Gesetzes.

2 Sie unterstehen Personen mit den erforderlichen technischen Kompetenzen und Kenntnissen im Archivwesen und stellen die logistischen und finanziellen Ressourcen zur Verfügung.

3 Art. 9 ist sinngemäss anwendbar.

1 Die technische Verantwortung für die korrekte Führung und Archivierung der Unterlagen der Dienststellen, die selber archivieren, liegt bei den jeweiligen leitenden Organen, den Direktionen beziehungsweise den durch die Spezialgesetze bezeichneten Stellen und für die Dienststellen des Kantons beim zuständigen leitenden Beamten.

2 Die zivilrechtliche Haftung richtet sich nach dem Gesetz über die Haftung des Staates und seiner Beamten vom 24. Oktober 1988.

Sofern der selbst archivierende Dienst Dritte mit der Archivierung oder der Verwaltung von Dokumenten mittels Mandaten beauftragen will, gewährleistet dieser, im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv, die Einhaltung des Gesetzes, indem er die Bedingungen und Modalitäten vorab durch eine Konvention regelt.

1 Jede Person hat das Recht, öffentliche Archive nach Ablauf der Schutzfristen gemäss den Artikeln 7, 9 und 10 des Gesetzes zu konsultieren.

2 Das Recht auf Konsultation der Archive umfasst insbesondere

a) die Konsultation der Recherchehilfsmittel;

b) die Konsultation der Dokumente;

c) die fotografische, fotomechanische oder numerische Reproduktion, unter Vorbehalt von Einschränkungen betreffend die Erhaltung;

d) die Reproduktion und die Nutzung der erhaltenen Informationen, unter Vorbehalt der Bestimmungen über den Persönlichkeitsschutz und insbesondere den Datenschutz.

3 Unter Vorbehalt der gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen werden die Modalitäten der Archivkonsultation im Einzelfall, auch mittels Auflagen und Bedingungen, festgelegt, insbesondere wenn die Bearbeitung des Gesuchs einen erheblichen administrativen Aufwand mit sich bringt.

Der Zugang zu den Dokumenten des Verwaltungsarchivs des produktiven Dienstes richtet sich nach dem Gesetz über Information und Transparenz des Staates vom 15. März 2011 und dem Gesetz über den Schutz personenbezogener Daten vom 9. März 1987.

1 Der Schutzfrist findet grundsätzlich auf einen ganzen Akt oder ein ganzes Geschäft Anwendung.

2 Massgebend für die Berechnung der Schutzfrist ist das Jahr des jüngsten Dokuments. Später eingereichte Dokumente, die keine für den Gang des Geschäfts relevanten Informationen enthalten, werden für die Berechnung der Frist nicht berücksichtigt.

3 Die zuständige Behörde kann die Einsichtnahme in Akten oder Geschäfte, für welche die Schutzfrist noch nicht abgelaufen ist, bewilligen, wenn

a) die Forschung sich auf Dokumente konzentriert, die der Schutzfrist nicht mehr unterliegen, oder

b) die Einsichtnahme in alle Dokumente durch begründete Forschungsinteressen oder andere gleichwertige öffentliche Interessen erforderlich ist.

1. Steht der Einsichtnahme Dritter ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse entgegen, kann die ordentliche Schutzfrist nach Art. 9 des Gesetzes für bestimmte Archivkategorien oder im Einzelfall verlängert werden.

2. Für Kategorien beträgt die verlängerte Schutzfrist grundsätzlich insgesamt 50 Jahre.

Anfragen zur Archivkonsultation sind in der Regel schriftlich zu stellen.

Anfragen zur Konsultation während

1. Gesuche um Einsichtnahme während der Schutzfrist sind schriftlich einzureichen und zu begründen.

2. Die Einsichtnahme während der Schutzfrist ist zu bewilligen, wenn die begehrten Unterlagen über Tatsachen oder Personen bereits vor Ablauf der Schutzfrist öffentlich zugänglich waren; vorbehalten bleiben neue, überwiegende, schutzwürdige öffentliche oder private Interessen, welche der Einsichtnahme entgegenstehen.

Gesuche um Einsichtnahme während der

1 Anfragen zur Einsichtnahme während der verlängerten Schutzfrist gemäss Art. 9 des Gesetzes müssen schriftlich eingereicht und begründet werden.

2 Der Antragsteller muss den Nachweis erbringen, dass

a) die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt; oder dass

b) die betroffene Person seit mindestens drei Jahren verstorben ist.

3 Die Bedingungen des vorstehenden Absatzes müssen nicht erfüllt sein, wenn sich der Antrag auf eine Forschung bezieht, die sich nicht auf spezifische Personen bezieht.

4 Waren die angefragten Dokumente, die sich auf Fakten oder Personen beziehen, bereits vor Ablauf der verlängerten Schutzfrist öffentlich zugänglich, so ist Art. 19 Abs. 2 anwendbar.

1 Die Bewilligung der Einsicht in Archive während der Schutzfristen kann mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden, namentlich mit dem Verbot der Verwertung bestimmter Teile von Dossiers, der Pflicht zur Anonymisierung von Daten und der Pflicht zur Vorlage des Forschungsergebnisses vor seiner Veröffentlichung.

2 Die Person, der die Einsicht bewilligt wird, kann zu einer schriftlichen Erklärung verpflichtet werden, in der sie die Kenntnisnahme der Auflagen und Bedingungen bestätigt.

Rechtsmittel [3]

[3] Randtitel geändert durch V vom 18.2.2014; in Kraft seit 1.3.2014 - AS 2014, 115.

1 Im Falle einer auch teilweisen Verweigerung der Bewilligung kann der Gesuchsteller die Erlassung eines formellen begründeten und gemäss Art. 24 des Gesetzes mit Beschwerde anfechtbaren Entscheids verlangen.

2 Soweit keine besonderen Normen vorliegen, finden die Bestimmungen des Gesetzes über das Verwaltungsverfahren vom 24. September 2013 Anwendung. [4]

[4] Abs. geändert durch R 18.2.2014; in Kraft seit 1.3.2014 - BU 2014, 115.

1 Das Staatsarchiv sorgt für die korrekte und unbegrenzte Aufbewahrung der abgelieferten Dokumente, unabhängig von ihrem Trägermaterial.

2 Es arbeitet mit den zuständigen kantonalen Dienststellen zusammen, um die notwendigen Umwelt- und technischen Bedingungen zu gewährleisten.

3 Für die Konservierung und Restaurierung von besonderen Trägermaterialien kann es die Zusammenarbeit von spezialisierten Einrichtungen und Instituten in Anspruch nehmen.

1 Das Staatsarchiv erarbeitet und veröffentlicht Inventare, Repertorien und andere Findmittel.

2 Die Einzelheiten zur Einsichtnahme und zur Reproduktion von Dokumenten werden durch die Verordnung des Staatsarchivs geregelt.

1 Das Staatsarchiv pflegt und fördert die wissenschaftliche Edition von Quellen mit Bezug zum Tessin.

2 Es fördert im Rahmen des Möglichen eigenständig die historische Forschung zum Tessin sowie die Verbreitung ihrer Ergebnisse und arbeitet hierfür mit akademischen Institutionen und anderen im Bereich tätigen Einrichtungen zusammen.

3 Es fördert die Organisation von Veranstaltungen, Kursen und Ausstellungen, um die Verbreitung der Archivwissenschaft und die Kenntnis des Tessiner Dokumentenerbes zu begünstigen.

1 Das Staatsarchiv berät die Dienststellen des Kantons in archivfachlichen Fragen sowie bei der Einführung und Anwendung von Dokumentenverwaltungssystemen.

2 Es berät auch die anderen Dienststellen, die selber archivieren.

3 Es stellt Muster und Referenzschemata für die Definition von Klassifikationssystemen und für die Regelung der Archive zur Verfügung.

Finanzielle Entscheidungskompetenzen

[5] Die Entscheidungsbefugnisse betreffend die laufenden Ausgaben sind wie folgt zugewiesen

a) dem Direktor des Staatsarchivs bis zu Fr. 10’000.–;

b) dem Direktor der Abteilung für Kultur und universitäre Studien für Beträge über Fr. 10’000.– und bis zu Fr. 30’000.–;

c) dem Direktor des Departements für Bildung, Kultur und Sport für Beträge über Fr. 30’000.– und bis zu Fr. 100’000.–;

d) dem Staatsrat für Beträge über Fr. 100’000.–.

[5] Art. eingeführt durch R 23.12.2014; in Kraft seit 30.12.2014 – BU 2014, 593.

1 Um eine einheitliche Praxis und die Einhaltung der Gesetzesprinzipien zu gewährleisten, kann das Staatsarchiv die Archive der kantonalen Dienste und der Dienste, die ihre Archivierung selbst vornehmen, inspizieren.

2 Die Inspektionen betreffen insbesondere

a) die Einhaltung der Umgebungsbedingungen, namentlich den Schutz vor Feuer, Feuchtigkeit, Naturschäden und Diebstahl;

b) die Einhaltung der Sicherheitsbedingungen, insbesondere die Modalitäten zur Verhinderung unbefugter Zugriffe;

c) die Ordnung der Archive;

d) die Anwendung eines effektiven Dokumentenmanagements.

3 Das Staatsarchiv erstellt für jede durchgeführte Inspektion einen schriftlichen Bericht und übermittelt eine Kopie davon an den betroffenen Dienst oder das betroffene Organ.

4 Stellt das Staatsarchiv nicht konforme Situationen fest, fordert es den betroffenen Dienst auf, Abhilfe zu schaffen; im Falle der Nichterfüllung ergreift es die notwendigen Massnahmen und meldet den Fall zudem der zuständigen Aufsichtsbehörde.

1 Die Dienststellen des Kantons und das Zentrum für Informationssysteme konsultieren bereits in der Planungsphase neuer Informationssysteme das Staatsarchiv, welches bei der Realisierung der Projekte deren Übereinstimmung mit den Anforderungen der Archivierung feststellt.

2 Das Staatsarchiv hat Zugang zu allen Informationssystemen des Kantons, um den archivischen Wert der entsprechenden Daten festzustellen; das Amtsgeheimnis kann ihm nicht entgegengehalten werden.

3 Die Modalitäten der Aufbewahrung von Dokumenten auf elektronischem Datenträger werden vom Staatsarchiv und dem Zentrum für Informationssysteme gemeinsam festgelegt.

1 Die Dienste, die ihre Unterlagen dem Staatsarchiv anbieten müssen, gehen gemäss den in Art. 7 und 8 festgelegten Modalitäten vor.

2 Zum Zeitpunkt des Angebots müssen die von den Diensten des Kantons produzierten Unterlagen mit einem Verzeichnis versehen sein, das mindestens die folgenden Informationen enthält

a) Beschreibung des Inhalts der Unterlagen und der chronologischen Eckdaten;

b) Vorhandensein von Personendaten;

c) Aufbewahrungsfristen.

3 Der Dienst, der seine Unterlagen anbieten muss, sorgt dafür, dass die Unterlagen so vorbereitet werden, dass sie zum Zweck der Bestimmung ihres Archivwerts bewertet und gegebenenfalls ohne zusätzlichen Aufwand archiviert werden können.

4 Er sorgt für deren Übergabe in Absprache mit dem Staatsarchiv.

5 Die Einzelheiten bezüglich der Anbietungspflicht und der Abgabe der Unterlagen werden in spezifischen Weisungen des Staatsarchivs geregelt.

1 Die grundlegenden Dienstleistungen des Staatsarchivs für die Öffentlichkeit, wie die Unterstützung bei der Identifizierung und Konsultation von Dokumenten, sind kostenlos, sofern der Aufwand mit einer rationalen Verwaltungsführung vereinbar ist.

2 Für weitere Dienstleistungen für die Öffentlichkeit, wie insbesondere die vertiefte Unterstützung bei der Einleitung oder dem Abschluss von Recherchen oder die Reproduktion von Dokumenten, werden die Kosten auf der Grundlage des Zeitaufwands und der Materialkosten in Rechnung gestellt.

3 Die archivfachliche Beratung, die das Staatsarchiv Stellen anbietet, die selbst archivieren, ist kostenlos, sofern sie punktuellen Charakter hat und einen begrenzten Zeitaufwand erfordert; aufwändigere Interventionen werden mit den Antragstellern vereinbart und in Rechnung gestellt.

4 Die angewandten Tarife beziehen sich auf das Tarifblatt für die Verrechnung von Leistungen an Externe durch Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung.

Disziplinarmaßnahmen werden von der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Spezialrecht verhängt.

Die Widerhandlungen fallen in die Zuständigkeit des Departements für Bildung, Kultur und Sport.

[6] Die vorliegende Verordnung wird im Amtsblatt der Gesetze und Exekutivakte veröffentlicht und tritt am 1. Juni 2012 in Kraft.

Veröffentlicht im AB 2012, 129.

[6] Art. geändert durch V 28.3.2012; in Kraft seit 1.6.2012 – AB 2012, 147.