4. Éducation, science, culture, Kirche » 44. Kultur » 441. Dokumentation

Jede Gemeinde richtet für ihre Archive einen trockenen, hellen, leicht zu belüftenden und feuersicheren Raum ein, der zudem leicht zugänglich sein und abschließbar sein muss.

2 Alle Öffnungen, die der Belüftung dienen, sind mit einem Drahtgitter versehen.

1. Der innere Aufbau der Archive muss so gestaltet sein, dass er die größtmögliche Sicherheit in Bezug auf die geordnete Aufbewahrung der hinterlegten Unterlagen und deren Schutz vor jeglichem Schaden oder Verschlechterung bietet.

2. Soweit möglich, soll es einen eisernen Schrank geben, der sowohl diebstahl- als auch feuerfest ist und hauptsächlich zur Aufbewahrung von Urkunden und anderen wichtigen Unterlagen und Dokumenten dient.

Gemeindearchive dienen zur Aufbewahrung der Register und anderer Bücher der Gemeinde, die nicht im laufenden Gebrauch sind, ebenso wie ihrer Protokolle, ihrer Titel (sofern sie nicht in einer Bank hinterlegt sind), der Korrespondenz usw.

Man bewahrt dort insbesondere auf

1. die Urkunden und andere wichtige Papiere und Dokumente;

2. die alten Register der Bürger oder der Einwohner;

3. die alten Melderegister;

4. die alten Sitzungsprotokolle der Beratungen;

5. die alten Kassenberichte;

6. die alten Steuerregister und Veranlagungsrollen;

7. die alten Gemeinderechnungen mit den Sammlungen von Belegen;

8. alle alten Vormundschaftsdokumente und die alten Sammlungen der Vormundschaftsabrechnungen;

9. die alten Gemeindeverordnungen, sofern es solche gibt;

10. alle anderen Dokumente, die für die Gemeinde einen Wert oder ein Interesse darstellen können.

Die Archivstücke sind übersichtlich nach dem betreffenden Sachgebiet geordnet, sodass auch Personen, die mit der Verwaltung nicht vertraut sind, sich jederzeit schnell zurechtfinden können.

2. Die verschiedenen Fächer, Tafeln, Rücken der Register, Kartons usw. sind mit einer entsprechenden Überschrift oder mit Nummern versehen, die mit dem Verzeichnis des Archivs übereinstimmen.

Es wird ein genaues Verzeichnis für den gesamten Inhalt der Archive erstellt und gepflegt, das auf klare und für jedermann verständliche Weise und mit einer thematischen Ordnung alle in den Archiven aufbewahrten Unterlagen auflistet. Der Eingang und gegebenenfalls der Ausgang jeder Unterlage wird so vermerkt, dass der Aufenthaltsort jederzeit bestimmt werden kann, auch wenn sich die Unterlage vorübergehend nicht in den Archiven befindet.

2 Das genannte Verzeichnis verbleibt stets in den Archiven.

Der Verantwortliche für das Gemeindearchiv führt ebenfalls ein besonderes Verzeichnis der Urkunden und anderer wertvoller Unterlagen oder Dokumente, die im Archiv aufbewahrt werden. Dieses Verzeichnis, das gemäß dem Register erstellt wird, darf niemals im Archiv hinterlegt werden, da der Verantwortliche es jederzeit vorlegen können muss.

Der Gemeinderat bestimmt mindestens einmal jährlich, was an das Archiv übergeben werden soll.

2 Die Korrespondenz der Behörden, der Kommissionen und der verschiedenen Dienste (insbesondere des Sekretariats) der Gemeinde wird jedes Jahr ohne besonderen Beschluss im Archiv hinterlegt, wobei sie chronologisch und separat für jedes dieser Organe geordnet wird.

Die in den Gemeindearchiven aufbewahrten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung des Amtes für Denkmalschutz und in Zusammenarbeit mit dem Gemeindedienst ausgesondert werden. Letzterer holt in Zweifelsfällen Anweisungen beim Departement für Justiz und Inneres ein.

Die Gemeindeverordnung bestimmt das Organ der Gemeinde, das die Archive verwaltet.

2 Der Beauftragte ist in erster Linie persönlich für die ordnungsgemäße Anordnung und den korrekten Zustand der Archive verantwortlich.

Das Amt für Denkmalschutz hat jederzeit die Befugnis, die Archive von Gemeinden und Körperschaften zu inspizieren, gemäß dem Gesetz vom 9. November 1978 über die Erhaltung von Kunstgegenständen und historischen Denkmälern, um festzustellen, ob die darin enthaltenen historischen Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

2 Solche Dokumente können außerdem beim Amt für Denkmalschutz in Verwahrung gegeben werden.

Der Gemeindedienst ist verpflichtet, die strikte Einhaltung der vorstehenden Bestimmungen zu überwachen.

2. Im Falle eines Verstoßes der Gemeindebehörden gegen die Bestimmungen dieser Verordnung finden die Artikel 53 ff. des Gemeindegesetzes Anwendung.

Die Regierung legt das Datum des Inkrafttretens dieser Verordnung fest.