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1 Unterlagen umfassen alle Informationsträger, insbesondere

a) offizielle Urkunden (Verträge, Abkommen, notarielle Urkunden und jede andere schriftliche Unterlage, durch die ein Sachverhalt Rechtskraft erlangt);

b) schriftliche Dokumente wie Korrespondenz, Berichte, Protokolle, Notizen;

c) Buchhaltungsunterlagen und Belege zu den Konten;

d) elektronische Datenträger;

e) visuelles Material (Karten, Pläne, Fotografien, Filme, Plakate usw.);

f) Tonträger (Schallplatten, Magnetbänder);

g) Drucksachen (Bücher, Zeitungen, Zeitschriften usw.);

h) Rechercheinstrumente (Ablagepläne, Register, Karteien).

2 Eine Akte ist eine Sammlung von Dokumenten, die zur Bearbeitung eines bestimmten Vorgangs zusammengeführt wurden.

1 Die Bezirksarchive sind Teil der öffentlichen Archive der Republik und des Kantons Jura (nachstehend "Archive" genannt).

2 Sie bestehen aus Dokumenten und Akten, die vom Grundbuchamt, vom Bezirksgericht, vom Handelsregister, vom Register der ehelichen Güterstände, vom Betreibungs- und Konkursamt sowie von der Bezirkskasse und -verwaltung stammen.

Die Aufbewahrung von Dokumenten in den Gemeinden wird durch die Verordnung vom 6. Dezember 1978 über die Verwaltung der Gemeindearchive geregelt.

Die Fristen und Kategorien der Aufbewahrung sind in den Übersichten der Unterlagen aufgeführt, die als Anhang zu dieser Verordnung beigefügt sind.

Die Dokumente werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für eine begrenzte oder unbegrenzte Zeit aufbewahrt, um von der Verwaltung genutzt oder von Privatpersonen eingesehen zu werden.

Die drei Aufbewahrungsklassen sind wie folgt

- Klasse Nr. 1: dauerhafte Aufbewahrung;

- Klasse Nr. 2: begrenzte Aufbewahrung, mit Vernichtung nach Sortierung;

- Klasse Nr. 3: begrenzte Aufbewahrung, mit automatischer Vernichtung.

1 Im Allgemeinen wird darauf geachtet, das Originaldokument auf einem geeigneten Träger aufzubewahren.

2 Ist dies nicht möglich, wird eine hochwertige Kopie verwendet.

1 In Anwendung von Artikel 8, Absatz 1, des Gesetzes, wird eine vollständige Vernichtung der Unterlagen, die durch ein Protokoll belegt wird, vorgenommen.

2 Die Übergabe von Dokumenten an Dritte, sei es kostenlos oder kostenpflichtig, ist verboten.

Die unter bernischer Souveränität geschlossenen Dossiers unterliegen der Verantwortung des Amtes für historischen Denkmalschutz.

Die abgeschlossenen Akten eines Dienstes der kantonalen Verwaltung unterliegen der Verantwortung des Archivs- und Dokumentationsdienstes bis zu ihrer Übergabe.

Die Übertragung von Archiven, wie sie in Artikel 7 des Gesetzes vorgeschrieben ist, erfolgt in der Regel einmal pro Legislaturperiode.

1 Falls genügend Platz vorhanden ist, können die dezentralen Dienste und Ämter ihre Archive in ihren Räumlichkeiten aufbewahren, mit Zustimmung und unter der Verantwortung des Archivs- und Dokumentationsdienstes.

2 Die Richtlinien für die Archivierung gelten für dezentrale Archivdepots.

Die Archivkommission besucht die großen Depots grundsätzlich einmal pro Legislaturperiode.

Jede Verwaltungseinheit führt ihre eigenen Archive.

Jede Verwaltungseinheit erstellt einen Aktenplan für ihre Unterlagen, den sie an den Dienst für Archive und Dokumentation übermittelt.

1 In allen Fällen werden die amtlichen Dokumente in ihrem Originalformat aufbewahrt.

2 Die Staatskanzlei bewahrt alle amtlichen Dokumente und die vom Staat ausgehenden Nachrichten auf.

3 Die Departemente und die Staatskanzlei besitzen die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden amtlichen Dokumente.

4 Der Dienst für Archive und Dokumentation bindet die Originalprotokolle der Regierung.

Jede Verwaltungseinheit bewahrt die Rundschreiben auf, die sie ausgibt.

1 Jede offizielle Publikation des Staates oder seiner Dienstleistungen wird unmittelbar nach der Herausgabe in zwei Exemplaren an den Dienst für Archive und Dokumentation sowie an die Kantonsbibliothek übermittelt.

2 Wenn die kantonalen Behörden zur Erstellung oder Finanzierung einer Publikation beitragen, wird vorgeschrieben, drei Exemplare an den Dienst für Archive und Dokumentation zu übergeben.

3 Druckerzeugnisse wie Zeitungen, Zeitschriften etc. werden nicht archiviert.

1 Die von den Kommissionen und Arbeitsgruppen, deren Sekretariat vom Staat geführt wird, ausgestellten Dokumente werden in die Archive überführt.

2 Die Vertreter des Staates in Kommissionen, Arbeitsgruppen oder verschiedenen Organisationen können die im Rahmen ihres Mandats erhaltenen Dokumente in die Archive überführen.

1 Im Allgemeinen hat jede Person die Möglichkeit, Unterlagen aus privaten Archiven ins Archiv zu hinterlegen.

2 Diese Möglichkeit gilt insbesondere für Berufe, die einer staatlichen Lizenz unterliegen.

1 In Abstimmung mit dem Archiv- und Dokumentationsdienst entscheiden die Verwaltungseinheiten über den Zeitpunkt der Übergabe ihrer Unterlagen an das Archiv.

2 Dauerhaft wertvolle Unterlagen dürfen in den Diensten nur so lange verbleiben, wie ihre Anwesenheit dort aufgrund der laufenden Erfordernisse der Verwaltungsaktivitäten notwendig ist. Nach Ablauf dieser Frist werden sie in der Regel alle zehn Jahre an den Archiv- und Dokumentationsdienst übergeben.

Jede Übergabe von Archiven erfolgt mit einem Übergabeverzeichnis.

Der Dienst für Archive und Dokumentation erstellt Richtlinien für die Überführung von Dokumenten in die Archive.

Verwaltungseinheiten vernichten die Unterlagen, die sie „zur Information“ erhalten (Duplikate, Abschriften von Protokollen, Berichte usw.), wenn diese sie nicht direkt betreffen oder für sie uninteressant sind.

Das Amt für Denkmalschutz und der Dienst für Archive und Dokumentation erstellen Inventare und liefern die von Behörden und Privatpersonen angeforderten Dokumentationen und historischen Berichte.

Das Amt für historisches Erbe und der Dienst für Archive und Dokumentation sorgen dafür, dass die Archive in geeigneten Räumen aufbewahrt werden, die vor naturbedingten Einflüssen wie Feuer, Wasser, Licht oder Staub geschützt sind.

Jede Verwaltungsstelle hat jederzeit Zugang zu den Unterlagen, die sie an das Archiv übergeben hat.

1 Das Amt für historisches Erbe erlassen eine Regelung zur Nutzung der Archive durch die Öffentlichkeit.

2 Der Benutzer, der die Regelung zur Nutzung der Archive nicht beachtet, kann vom Leiter des Amtes für historisches Erbe der Zugang zu diesen Archiven verwehrt werden.

Im Allgemeinen ist das Fotokopieren von Archivdokumenten erlaubt, sofern keine Gefahr der Beschädigung des Originals besteht.

1 Das Amt für historisches Erbe kann Leihgaben ins Ausland vornehmen.

2 Innerhalb des Kantons werden Dokumente nur an Staatsdienste, Gemeinden und Museen verliehen.

3 Außerhalb des Kantons werden Dokumente nur an schweizerische und ausländische Archive und Bibliotheken verliehen, die den jurassischen Archiven Gegenseitigkeit gewähren.

4 Das Amt für historisches Erbe führt ein Verzeichnis der Leihgaben und lässt sich eine Empfangsbestätigung für die ausgeliehenen Stücke ausstellen.

1 Die Einsichtnahme in die Dokumente ist grundsätzlich kostenlos.

2 Das Amt für historische Denkmäler und der Dienst für Archive und Dokumentation erheben die Gebühren, die durch das Dekret zur Festlegung der Gebühren der kantonalen Verwaltung vorgesehen sind.

Die Verordnung vom 6. Dezember 1978 über die Bezirksarchive wird aufgehoben.

Diese Verordnung tritt am 1. Mai 1988 in Kraft.