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Inhaltsübersicht (19)
Gesetzestext (19 Artikel)
### Die Büroräume einer Notariatskanzlei
Die Büroräume einer Notariatskanzlei müssen durch ihre Lage, ihren Aufbau und ihre Ausstattung dem Notar ermöglichen, seinen Beruf auf angemessene Weise und ohne jegliche Behinderung auszuüben. Sie dürfen keinen anderen Zwecken dienen.
Insbesondere müssen sie über einen unabhängigen Eingang verfügen und sollten in der Regel von Montag bis Freitag während der üblichen Bürozeiten für die Öffentlichkeit zugänglich sein.
Das Büro, in dem der Notar die eigentlichen Vorgänge seiner beruflichen Tätigkeit vornimmt, muss so angeordnet und eingerichtet sein, dass eine Verletzung des Berufsgeheimnisses nicht zu befürchten ist.
**Vor der Ausstellung der in Artikel 8, Absatz 1 des Notariatsgesetzes vorgesehenen Bescheinigung bezüglich der Einrichtung einer Kanzlei, muss sich die Bezirksverwaltung durch eine Inspektion vergewissern, dass die Räumlichkeiten die in Artikel 1 geforderten Bedingungen erfüllen.**
In der Bescheinigung wird ausdrücklich auf diese Inspektion und deren Ergebnisse hingewiesen. Jede Verlegung der Kanzlei oder jede Änderung ihrer Räumlichkeiten ist dem Justiz- und Innenministerium zur Kenntnis zu bringen.
Für die Erstellung von Urschriften und Ausfertigungen darf nur Papier im Format A4 verwendet werden, das solide und von guter Qualität ist.
Das Papier für Belege des Grundbuchs muss den vom Departement für Justiz und Inneres festgelegten Anforderungen hinsichtlich Qualität, Format und Verteilung entsprechen.
**Protokollführung**
Die Minuten werden von Hand, sauber und leserlich geschrieben. Sie können auch maschinell erstellt werden, jedoch in einer dauerhaft lesbaren und nicht übertragbaren Schrift, oder nach einem dauerhaften Verfahren der mechanischen Mehrfachkopie.
Der Gebrauch von Vordrucken ist nur zum Erstellen von Bürgschaftsurkunden oder für die Anfertigung von Protesturkunden gestattet.
Für die Legalisierungen kann auch ein Stempel verwendet werden, der das Legalisierungsprotokoll trägt.
Die Ausfertigungen werden maschinell erstellt, jedoch in einer dauerhaft lesbaren und nicht übertragbaren Schrift, oder nach einem dauerhaften Verfahren der mechanischen Mehrfachkopie, oder auch in Form einer Fotokopie. Im letzteren Fall ist zu bestätigen, dass die Fotokopie genau mit der Originalurkunde übereinstimmt, wobei jede Seite der Ausfertigung mit dem Notariatsiegel versehen sein muss. Besondere Vorschriften, die die Erstellung von Belegunterlagen für das Grundbuch betreffen, bleiben vorbehalten.
Der Grundbuchverwalter wird die Eintragung von Urkunden verweigern, die nicht den Vorschriften der Artikel 3 und 4 entsprechen.
Der Notar nummeriert seine Urkunden in chronologischer Reihenfolge. Alle Belege, die sich auf die Urkunde beziehen, tragen die Ordnungsnummer dieser Urkunde (Art. 35 des Notariatsdekrets).
Die Urkunden werden zusammen mit ihren Anhängen in der Reihenfolge ihrer Nummerierung gebunden oder in stabilen Ordnern zusammengeführt, sofern für die Urkunden vorgelochtes Papier verwendet wird, das sich zur Ablage in Ordnern eignet.
Die Urkunden und die Anhänge werden sorgfältig an einem sicheren Ort aufbewahrt.
**Alle Urkunden werden chronologisch und mit fortlaufender Nummerierung in Registern erfasst, die den Notaren von der Staatskanzlei zum Selbstkostenpreis zur Verfügung gestellt werden (Art. 53 des Notariatsdekrets).**
Das Verzeichnis A enthält die Urkunden als Urschriften und die Übertragungsurkunden, die nach dem vereinfachten Verfahren erstellt wurden. Das Verzeichnis B führt die Urkunden als Ausfertigungen (Beglaubigung von Unterschriften und Kopien, Bescheinigungen, Bürgschaften usw.). Letztwillige Verfügungen, Erbverträge und die Protokolle über die Eröffnung dieser Verträge werden nummeriert und separat aufbewahrt; sie werden in das Verzeichnis C aufgenommen (Art. 39, Abs. 2, des Notariatsdekrets).
Diese Verzeichnisse enthalten
a) die Nummer der Angelegenheit in chronologischer Reihenfolge;
b) die Namen, Wohnsitze und Herkunftsorte der Parteien oder der Personen, welche die Urkunde beantragt haben;
c) eine kurze Beschreibung des Gegenstands der Urkunde;
d) das Datum der Erstellung der Urkunde;
e) das Datum der Übergabe der Urkunde und gegebenenfalls der Grundpfandverschreibung;
f) den Namen und Wohnsitz der Person, der die Urkunde oder die Grundpfandverschreibung ausgehändigt wird.
Für Urkunden, die Verträge über dingliche Rechte an Immobilien betreffen, enthält das Verzeichnis A außerdem: das Datum der Übermittlung der Urkunde an das Grundbuch, das Datum ihrer Eintragung und das Datum ihrer Rückgabe an den Notar zusammen mit der Grundpfandverschreibung. Die Eintragung wird außerdem die im Übertragungsvertrag erstellten Grundpfandverschreibungen erwähnen.
Die Kopien der Protesturkunden werden gemäß Artikel 1040 des Obligationenrechts in ein besonderes Register übertragen.
Die Urkunden werden unverzüglich nach ihrer Errichtung erfasst.
Die Verzeichnisse werden mit einem alphabetischen Index der Parteien versehen.
Sie werden wie die Originalurkunden aufbewahrt.
Der Notar ist verpflichtet, die Gelder und Vermögenswerte von Mandanten oder Dritten, die ihm anvertraut werden oder die sich in irgendeiner Eigenschaft aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit in seinem Besitz befinden, getrennt von seinem eigenen Vermögen zu verwahren. Er hat unter keinen Umständen, auch nicht vorübergehend, das Recht, diese zu persönlichen Zwecken zu verwenden oder mit seinem eigenen Vermögen zu vermischen.
Der Notar wird die ihm anvertrauten Gelder deren Empfängern übergeben oder auf einer Bank deponieren, es sei denn, sie müssen zur Verfügung gehalten werden, um kurzfristige Zahlungen zu leisten, und in dem Umfang, der für diese Zahlungen erforderlich ist.
Gelder, die verschiedenen Mandanten gehören, können auf einem einzigen Konto mit der ausdrücklichen Bezeichnung „Mandantengelder“ platziert werden. Übersteigen die Beträge, die einem Mandanten zustehen, die Summe von 5.000 Franken, müssen sie im Namen des Betreffenden auf einer Bank angelegt werden.
Der Notar ist verpflichtet, gemäß den kaufmännischen Grundsätzen eine Buchführung über seine Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Klienten oder Dritten zu führen, soweit diese aus seiner Berufsausübung resultieren; er führt ebenfalls eine Hilfsbuchhaltung über seine laufenden Honorare und die dem Kundenkonto zu belastenden Auslagen.
Die Bücher, einschließlich der Hilfsbuchhaltung, müssen jederzeit die Feststellung des genauen Betrages der von dem Notar gehaltenen Fremdgelder sowie seiner berufsbezogenen Verpflichtungen gegenüber Klienten oder Dritten ermöglichen.
Als Buchführungssystem wird jede vom Justiz- und Innenministerium anerkannte doppelte Buchführung akzeptiert. Die verschiedenen Konten sind nach einem chronologischen Register fortlaufend zu nummerieren; der Notar führt gleichzeitig ein alphabetisches Konto-Register. Wenn die Kassenkonten und das Scheckkonto nur summarisch in doppelter Buchführung geführt werden, müssen die Übertragungen auf der Grundlage eines gebundenen Kassen- und Scheckbuches erfolgen.
Vorgeschrieben sind zusätzlich zu den für die doppelte Buchführung erforderlichen Büchern folgende Kontrollen
a) vierteljährliche Bilanzen und jährliche Abschlüsse mit Nachweis der Zahlungsfähigkeit;
b) ein Wertschriftenverzeichnis, in dem der Notar alle ihm anvertrauten Wertpapiere sowie Lebens- und Rentenversicherungspolicen in chronologischer Reihenfolge mit Angabe des Eingangs und des Abgangs einträgt; dieses Verzeichnis enthält außerdem die Quittung oder den Namen des Empfängers sowie ein alphabetisches Register. Hypothekartitel, die dem Notar nur für eine bestimmte Zeit zwecks Eintragung im Grundbuch übergeben werden, müssen nicht im Wertschriftenverzeichnis geführt werden.
In den von ihm erstellten Inventaren wird der Notar angeben, durch wen die erwähnten Wertpapiere, Bargelder, Münzen und Sammlungen aufbewahrt werden (Art. 26 des Dekrets vom 6. Dezember 1978 über die Erstellung von Inventaren).
Innerhalb von spätestens dreißig Tagen nach der Abwicklung jeder Angelegenheit wird der Notar seinem Klienten eine Abrechnung der Fondsoperationen zusenden und ihm den verbleibenden Saldo auszahlen, abzüglich seiner Ansprüche auf Gebühren und Auslagen. In der Regel wird er durch eine Quittung und eine Empfangsbestätigung für den Saldo die Annahme der Abrechnung, die Übergabe des Saldos und der mit dieser Abrechnung einhergehenden Unterlagen rechtfertigen. Er wird für alle ausgegebenen Wertpapiere Quittungen verlangen sowie separate Quittungen oder Empfangsbestätigungen für in bar gezahlte Beträge.
In Fällen von Vermögensverwaltungen sowie von Mandaten, deren Ausführung eine gewisse Zeit erfordert, wird der Notar seinem Klienten regelmäßig, jedoch mindestens einmal jährlich, einen Kontoauszug zusenden, den der Betroffene anerkennt.
Der Notar muss jederzeit in der Lage sein, den Begünstigten alle Wertpapiere und Gelder auszuhändigen, die ihm anvertraut wurden.
Er wird seine Zahlungsfähigkeit wie folgt nachweisen
1. durch die Vorlage der ihm anvertrauten Wertpapiere;
2. durch die Vorlage der Sparbücher oder Bankbestätigungen über die Guthaben auf Kontokorrentkonten im Namen seiner verschiedenen Kunden;
3. durch die Guthaben auf dem Bankkonto (Spar- oder Kontokorrentkonto) auf dem Sammelkonto "Kundengelder";
4. durch die Guthaben auf dem Scheckkonto;
5. durch die Bargeldbestände in der Kasse.
Die Forderungen aus Auslagen und Gebühren gemäß der Nebenbuchhaltung sowie aus Vorschüssen dürfen nur dem betreffenden Kunden angerechnet werden.
Der Notar bewahrt die Belege der Konten, die Quittungen für Wertpapiere, sofern sie nicht in deren Kontrolle erscheinen, die Empfangsbestätigungen und die Abrechnungsquittungen getrennt und in angemessener Weise geordnet auf.
Das Justiz- und Innenministerium überwacht die ordnungsgemäße Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf Geldtransaktionen und die Buchführung der Notare. Zu diesem Zweck erteilt es spezielle Anweisungen.
Die Inspektionen werden sehr gründlich und mit größter Sorgfalt durchgeführt; sie erfolgen in der Regel ohne vorherige Ankündigung.
Die zur Durchführung der Inspektionen beauftragten Organe sind verpflichtet, hinsichtlich der getroffenen Feststellungen jedem gegenüber äußerste Diskretion zu wahren.
Die Mitglieder der Notarkammer werden gemäß den Bestimmungen, die für die Justizverwaltung und die Gerichte gelten, vergütet.
Die Regierung legt das Datum des Inkrafttretens dieser Verordnung fest.